En esta guía te vamos a explicar qué son los arqueos de caja, cómo funcionan y el porqué se generan descuadres.
¿Qué es un Arqueo de Caja?
Es un procedimiento de control interno que se realiza diariamente en cualquier tienda o negocio físico.
OBJETIVO: Determinar si se ha contabilizado correctamente el efectivo recibido (efectivo, tarjeta, cheque), comprobando que dicha contabilización coincide con el efectivo físico en caja.
Ambas partes tienen que cuadrar perfectamente.
¿Qué situaciones se puede dar?
- Caja descuadra.
- Falta o sobra dinero en Caja.
- Pérdidas de justificante de cobros o pagos.
¿Por qué se producen los descuadres?
- Error en los cálculos de cobros y pagos.
- Mal funcionamiento del programa de Gestión.
- Manipulación de los registros de caja.
Las cajas de las tiendas o negocios físicos son vulnerables a robos y pérdidas, así como a descuidos por parte del personal, por lo que es recomendable revisarlas con frecuencia para tomar las medidas oportunas en caso de faltantes.
¿Cómo funciona el Arqueo de Caja en PowerGest?
Antes debemos conocer algunos conceptos importantes a la hora de realizar un arqueo de caja. El primer paso es ir a Movimientos – Gestión de Caja
La pestaña de Gestión de Caja tiene un menú lateral, y el cuál explicaremos poco a poco para poder conocer la definición de cada uno de los títulos.
- Ingreso a caja: Esta opción se usa principalmente para hacer un traspaso de un banco a una caja, pero si tenemos más cajas, simplemente tenemos que pulsar el botón «F2» para buscar otra caja.
Podemos sacar un extracto de los movimientos de la Caja desde la pestaña de Gestión – Gestión de Cuentas – Movimientos de Caja para comprobar que el traspaso que hemos realizado es el correcto, y tener un mayor control de los movimientos de las cajas o bancos.
- Traspaso de caja: Esta opción es todo lo contrario al anterior, aquí realizamos un traspaso de una caja a un banco, y en dónde normalmente se realiza al finalizar el día después de haber realizado el arqueo de caja.
También podemos sacar un extracto de los movimiento de Banco o tarjeta y se puede hacer desde la pestaña de Gestión – Gestión de Cuentas – Movimientos de Banco.
- Traspaso entre bancos: En nuestra aplicación se puede hacer el traspaso entre bancos, y tener un mayor control de los movimientos que tenemos en un banco o en otro.
- Otros Movimientos: En esta sesión podemos elegir el tipo movimientos que queremos realizar, y podemos elegir entre varias opciones que nos da el programa.
En el momento de aceptar el tipo de operación a realizar, se elige el proveedor, la factura y la caja o el banco con el que vamos a realizar la operación.
- Saldo Inicial de Caja/Banco: Está opción nos permite ingresar un importe inicial, ya sea nuestra caja o a nuestro banco con una fecha predeterminada.
- Arqueo Emitidos – Control de efectivo: Podremos sacar un informe completo con la fecha, las ventas y los traspasos que se hicieron, además de ver el saldo que nos queda en nuestra Caja.
- Arqueos emitidos – Resumen de cobros: El listado del resumen de cobro nos ayudará a tener un mayor control de nuestra caja, ya que podemos ver los ingresos y gastos que hemos tenido en un periodo determinado.
- Vales de Abono: El listado de vales de abono nos permite comprobar los vales que hemos entregado, el cliente, desde que caja se realizó la operación, el importe y la fecha, pero sobre todo saber el saldo que queda.
- Abrir el cajón: Está opción también está disponible desde la pestaña de TPV, pero desde Movimientos – Gestión de Caja – Abrir cajón es otra opción para realizar solo la apertura del cajón, ya que se manda directamente la orden desde el programa.
Antes de poner en marcha los pasos anteriores, es necesario configurar el módulo de TPV, y para ello, tenemos una guía que lo explica detalladamente.
El TPV es una forma sencilla de realizar las facturas de ventas simplificadas.
Desde el icono Arqueo Diario de Caja se puede realizar los arqueos diarios.
En esta pestaña podemos realizar los arqueos de caja filtrando por un rango de fechas o según la caja seleccionada.
Por otra parte, se puede marchar las casillas que aparecen justo debajo, ya sea que se quiera «separar las cajas», «facturar ticket», mostrar el «saldo anterior» o cualquier otro movimiento. Cuando se haya finalizado, simplemente se marca el botón «Aceptar» para que nos salga el informe del Arqueo de caja que hemos realizado.
Posteriormente, después de emitir nuestro Arqueo de Caja nos saldrán cinco informes para poder imprimirlos en formato Tickets.
- El primer informe o ticket es un resumen que muestra las cajas que hemos usado para realizar el arqueo de caja.
- En segundo lugar, nos encontramos con un resumen de los pagos que se han realizado en efectivo, y en este caso, nos muestra: el saldo anterior que había en caja, el importe de ventas que se ha efectuado, el traspaso y el total que nos queda en caja.
- En tercer lugar, nos encontramos con el resumen de pagos por tarjeta.
- En cuarto lugar, nos saldrá el resumen de cobros en dónde podemos visualizar el total de ventas, así como la entrada y salida de éste.
- Por último, nos encontramos con el resumen de la operación que es un informe en donde nos muestra las ventas que hemos tenido en efectivo y por tarjeta, e incluso si se ha realizado una venta con pago aplazado.
Para editar los formatos de TPV contamos con una guía que explica los pasos a seguir, ya sea para añadir el logo o editar de una forma predeterminada.
