Antes de comenzar a utilizar la Gestión PowerGest, es importante comprobar la configuración de ciertos aspectos. Entre ellos, hay que configurar correctamente la serie de documentos. Esto se realiza tanto al comenzar a trabajar con la aplicación PowerGest, como a la hora de cambiar de año fiscal, o incluso cuando en el mismo año tienes necesidad de generar nuevas series de facturación.
A continuación, se presentan los aspectos más importantes a tener en cuenta:
- Se pueden crear una o varias series para sus distintos documentos. Puede ser numérico o alfanumérico, por defecto de dos dígitos pero se puede variar en las opciones del programa.
- Sería muy recomendable usar una serie diferente para cada año fiscal para evitar duplicidad de documentos.
- Se puede utilizar una o varias series para un mismo documento.
- El programa toma una serie por defecto, es decir, automáticamente.
- Los documentos deben ser correlativos tanto por serie como por fecha. Por ejemplo, si se emite la factura «00005» con fecha 27/05/24, la factura «0004» debe tener la misma fecha de emisión o de fecha anterior.
1.Crear una numeración o serie de documentos.
Para crear una o varias numeraciones de series para sus documentos, las cuales pueden ser numéricos o alfanuméricos, primeramente se debe ingresar al programa para ver el menú como en la imagen. En la cuarta pestaña el menú, empezando por la izquierda, se debe pulsar sobre la pestaña «Movimientos«, a continuación se desliza hacia abajo con el ratón hasta la opción «Actualización» y luego hasta la opción «Cambio de numeración».
2. Nueva numeración de documentos de dos dígitos
En la ventana emergente «Numeración de documentos«, para crear una serie de documentos nueva, se debe pulsar sobre el botón “Nueva” y textear una serie de dos dígitos. Cada vez que se desea crear una nueva serie, se repite el proceso. En el lado izquierdo de la imagen, se observa que se ha creado tres series nuevas. Por ejemplo, la serie «24» hace referencia al año vigente que en este caso es 2024, asimismo, la tercera serie que se observa en la imagen, hace referencia a la serie de facturación de rectificación que en este caso se ha creado como “R0”.
3. Inicio de la Numeración de documentos y selección de la serie
Para configurar la numeración de inicio de los documentos que se van a utilizar, como se observa en el lado derecho de la imagen, están todos los nombres de los documentos que en este caso como se ha pulsado sobre la serie «24» todos los documentos inician con dicha serie, que en este caso todos los documentos terminan en cero porque aún no se ha generado algún documento. En la parte inferior de la imagen, se observa en el último campo “Serie por defecto” todas las series que se han creado, por lo que se debe seleccionar una serie que desea que aparezca por defecto en todos los documentos y luego pulsar sobre el botón “Grabar”.
4. Configurar la aplicación
Una vez que se ha creado la serie, en la sexta pestaña del menú, empezando por la izquierda, se debe pulsar sobre la pestaña «Utilidades«, a continuación se desliza hacia abajo con el ratón hasta la opción «Opciones» para configurar la aplicación.
Otra alternativa para acceder a la configuración de forma directa es a través de los íconos debajo del menú, para lo cual se debe pulsar sobre el ícono de la rueda como se observa en la imagen.
5. Configurar la serie de documentos
En el lado derecho están las “Series de documentos”. Se debe seleccionar una “Serie por defecto”, por ejemplo, si desea usar como serie el año actual: 24. La “Longitud del número de Serie” por defecto es 2. Finalmente, pulsar sobre las casillas “Activar el uso de series de documentos” y “Facturación conjunta de varias series” para activarlas y el botón “Aplicar”.
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