CONTABILIZAR AYUDAS DEL KIT DIGITAL
La contabilización de las ayudas del kit digital plantean muchas dudas a las pymes beneficiarias, que vamos a intentar aclarar de una forma simple a través de varios ejemplos.
Cómo se aplica el Kit Digital
El kit digital es una ayuda a fondo perdido de la administración, y por tanto debe contabilizarse como cualquier otra subvención de este tipo. Sin embargo, la forma de aplicación plantea unas circunstancias y requisitos especiales que debemos tener en cuenta.
Tipo de producto o servicio
Los servicios y productos que pueden financiarse a través de un bono digital pueden ser de dos categorías desde un punto de vista fiscal y contable:
- Proyectos que quedarán como parte del inmovilizado de la empresa, por tanto, deberán seguir las reglas de amortización usuales, repartiendo su amortización en varios ejercicios el total del importe subvencionado. Es el caso de una web corporativa o de un comercio electrónico.
- Servicios que deben ser tratados como un gasto más de ejercicio, y que deben en consecuencia, imputar contablemente por el total de su importe. Un ejemplo de estos servicios son los gastos derivados de publicaciones en redes sociales o análisis y monitorización para el seguimiento de las mismas.
Bonos del Kit Digital
La normativa base del kit digital establece varias condiciones que debemos cumplir como beneficiarios de un bono digital:
- Crear cuentas contables diferenciadas para cada transacción relacionada con la actividad subvencionada. Este requisito, en la práctica, se cumple creando una subcuenta con una numeración independiente para el gasto o inmovilizado que hemos financiado con nuestro el bono digital. Por ejemplo, si se ha diseñado una una página web, que es un inmovilizado de aplicaciones informáticas (206), debemos crear una subcuenta tipo: 206001 Web corporativa kit digital.
- Conservación de las facturas y justificantes durante un plazo de cuatro años. Realmente, este requisito es siempre necesario para justificar cualquier factura que contabiliza una empresa a efectos de inspección tributaria.
- Emisión de una única factura por cada solución que hayamos contratado. Este requisito se traduce en que nuestro agente digitalizador no se emitirá una factura por cada solución que nos proporcione (Web, tienda, redes, SEO, etc)
- Abono del IVA de la factura, que debe ser realizado en un plazo máximo de tres meses desde la firma de un acuerdo de digitalización. Este IVA, como es lógico, puede ser desgravado en nuestra próxima liquidación, y por tanto no supone un gasto real para una empresa.
- Cesión del derecho al cobro de la subvención al Agente digitalizador que realiza el proyecto, que actúa como único intermediario ante la administración. Es decir, el beneficiario no recibe directamente el importe del bono, sino que se utiliza como parte del pago del servicio realizado por el proveedor.
Bonos del Kit Digital
Según el número de empleados de nuestra empresa, la concesión del bueno digital nos asignará un bono máximo de los importes siguientes:
- Segmento I (entre 10 y 50 empleados): 12.000 euros
- Segmento II (entre 3 y 9 empleados): 6.000 euros
- Segmento III (Menos de 3 empleados): 2.000 euros
La concesión de este importe no implica que debamos gastarlo en su totalidad, por tanto, no necesariamente debemos contabilizar el importe concedido, si no el que realmente hemos decidido aplicar.
Otra posibilidad sería contabilizar el total del bono al que tenemos derecho y descontar, al final del período de seis meses para su aplicación, el importe remanente que no hayamos contratado.
Ejemplo práctico de asientos del Kit Digital
Una vez que hemos visto la teoría en la que nos basamos, vamos a aplicarlo con un ejemplo. Supongamos que una pyme del segmento 2 ha recibido un bono que será de un importe máximo de 6000 euros.
La empresa decide contratar una tienda de comercio electrónico (2000 euros) y un servicio de gestión de redes SEO para promocionar sus productos (2500 euros).
El coste de los estos servicios contratados al su proveedor es:
- Creación de una Tienda Web: 3.000 euros sin Iva
- Gestión de 2 redes sociales: 2.500 euros sin Iva
Concesión de la ayuda
El beneficiario ha contratado un total de 5.500 euros, por tanto, le sobran 500 euros del bono concedido.
Por tanto, la opción más simple puede ser contabilizar únicamente la cantidad utilizada, si la empresa ha decidido de antemano contratar únicamente esta cantidad.
Contrato de servicios del agente digitalizador
Contrato para la Web de comercio electrónico
| 206.001 | Aplicaciones informáticas Kit Digital | 3.000 |
| 472 | Iva soportado | 630 |
| a 400-001 | Agente digitalizador Kit Digital | 3.630 |
Contrato para los servicios de Redes Sociales
| 629.001 | Otros servicios del Digital | 2.500 |
| 472 | Iva soportado | 525 |
| a 400-001 | Agente digitalizador del Kit Digital | 3.025 |
Como puede observarse, se han creado subcuentas específicas para el inmovilizado y los gastos financiados a través del kit digital, tal y como requiere la normativa. Para la cuenta del agente digitalizador debe utilizarse la cuenta que tenga asignada como proveedor.
Pago de los servicios contratados
Pago de servicios de la Web de comercio electrónico
| 400-001 | Agente digitalizador del Kit Digital | 3.630 |
| a 4708 | HP deudora por subvenciones concedidas | 2.000 |
| a 572 | Banco | 1. 630 |
Pago de servicios de la Gestión de redes sociales
| 400-001 | Agente digitalizador del Kit Digital | 3.025 |
| a 4708 | HP deudora por subvenciones concedidas | 2.500 |
| a 572 | Banco | 525 |
Por cada solución contratada del kit digital recibiremos una única factura, por el total del importe más IVA presupuestado por el proveedor.
Estas facturas se abonan cediendo el derecho al cobro del bono digital al agente digitalizador por el máximo concedido para cada tipo de solución y pagado por separado el resto del coste de la solución si supera al importe del bono digital.
El IVA correspondiente se debe abonar directamente, ya que no es un concepto financiable por el kit digital, y se desgrava en la siguiente liquidación de IVA.
En este ejemplo, la web de comercio electrónico tiene un coste superior al bono de 2000 euros concedido, por lo que debe abonarse el importe restante(1000 euros) más el IVA correspondiente (630 euros).
En el caso de los servicios de redes sociales, el importe del bono concedido corresponde exactamente con el coste de la solución, por lo que debe abonarse únicamente el IVA de la factura.
Imputación del Kit Digital al resultado del ejercicio
Imputación de la subvención al resultado
| 130 | Subvenciones oficiales a la explotación | 3.100 |
| a 476 | Subvenciones donaciones y legados de | 3.100 |
El importe del bono digital debe aplicarse al resultado como subvenciones a la explotación por la parte que corresponda en el ejercicio. Si se trata de un servicio debe contabilizarse por el importe total, mientras que la parte que pueda ser considerada como inmovilizado debe aplicarse únicamente el importe amortizado.
En este ejemplo se ha considerado que la web representa un inmovilizado que se va a amortizar en cinco años, lo cual es un criterio habitual para productos de este tipo. Por tanto, debe amortizarse 3000 / 5 = 600 euros en el ejercicio. Por otra parte, la Gestión de Redes se considera un gasto contable, por lo que se contabiliza por su totalidad, 2.500 euros, dando un total de subvención en el ejercicio de 3.100 euros.
