PASOS PARA DISEÑAR TUS FORMATOS EN POWERGEST
En esta guía sobre formatos se explicará como crear y editar libremente los diferentes formatos de facturas, tickets, etc. que sean necesarios en la empresa.
DEFINIR FORMATOS EN POWERGEST
Para entrar en los formatos le damos la pestaña Utilidades, luego vamos a Formatos y seleccionamos Definir formatos.
También se puede entrar desde el icono de lápiz con el papel, ambas opciones nos abrirán la misma ventana.
En la ventana nos aparecerán todas las diferentes carpetas con los tipos de formatos que podemos editar.
Al abrir las carpetas desde el desplegable (símbolo del «+» de la izquierda) aparecen todos los documentos contenidos en ellas, estos documentos son los tipos de formatos que hay dentro (en este caso se muestran los diferentes tipos de formatos de las facturas de venta).
Dentro de cada tipo están los formatos con los que podremos realizar varias acciones.
Las diferentes acciones que podemos realizar con los formatos son:
Crear un nuevo formato, para ello necesitamos tener seleccionado el tipo y luego darle al botón de nuevo.
Copiar un formato, para ello seleccionamos el formato del que queramos hacer una copia, le daremos al botón copiar y después seleccionamos el nuevo formato (anteriormente creado) al que le queremos aplicar el formato que hemos copiado antes, y nos saldrá una ventana. Se acepta y ya estaría el formato copiado en el formato seleccionado (copiar un formato sobrescribe el segundo formato que estemos seleccionando con la información que haya en el primer formato seleccionado).
Eliminar un formato, es importante tener el formato que queramos eliminar seleccionado.
Editar el formato, para ello le damos al botón aceptar teniendo seleccionado el formato que queramos editar, eso nos abrirá la ventana de edición.
En la ventana de edición es donde se editará el formato para adaptarlo a las necesidades de la empresa. La ventana será así:
EXPLICACIÓN DE LA VENTANA DE FORMATOS
La ventana contiene varios botones en la parte superior, y en la parte inferior aparece el documento que podremos editar libremente.
Botón de guardado, aquí no existe un botón de deshacer, por lo que es conveniente guardar siempre después de hacer un cambio que queramos conservar.
Botón de añadir imágenes, es importante que las imágenes siempre tienen estén guardadas en la carpeta BMP, que se encuentra dentro de la carpeta Ifswin (Carpeta donde se encuentra instalado el programa, si no está seguro de donde está instalado se puede ver desde el botón de configuración, en la parte derecha de la ventana).
Botón de añadir los campos personalizados, que se encarga de coger la información que hayamos rellenado en el documento o que estén configurados en el programa. Por ejemplo, en la siguiente imagen en el campo «Nombre de la empresa» aparecería el nombre de empresa que tengamos configurado.
Al pulsar el botón para añadir los campos personalizados, aparecerá la siguiente ventana para configurarlos:
Aquí seleccionaremos primero, desde el desplegable que se muestra en la imagen, la posición del campo (dependiendo de la posición podremos elegir entre unos campos u otros)
Aunque podamos arrastrar los campos libremente por todo el formato, si llevamos un campo cuya posición es el pie a la cabecera, por ejemplo, este campo no va a imprimirse en el documento cuando lo usemos.
Botón de texto libre, esto añade un recuadro de texto, como el de la siguiente imagen, donde podemos escribir.
Si le damos doble click al recuadro de texto, aparecerá una ventana en la que se puede elegir entre los textos predeterminados, o si seleccionamos “Texto libre”, en el recuadro de abajo podemos escribir lo que queramos.
Botón de código de barras, este añade la imagen de un código de barras.
Botón de línea, en caso de necesitar añadir alguna línea en el documento (por ejemplo, para separar columnas en una factura) podemos hacerlo desde aquí, luego podremos editar el grosor, color y tamaño de la línea.
Aunque es bastante más recomendable que si necesitamos una línea, simplemente seleccionemos una ya hecha en el documento y la copiemos y peguemos, luego podremos modificarla como queramos y moverla donde la necesitemos.
Botón de rectángulo, esto añade un rectángulo al formato (por ejemplo, podemos escribir un texto o un campo y ponerlo dentro de un recuadro, ese recuadro se puede hacer con este botón).
Botón de propiedades del documento, desde aquí se pueden editar varias cosas del documento en sí, como el tamaño, tipografía general, etc. Al darle al botón se abrirá la siguiente ventana:
En la ventana podemos diferenciar varios apartados:
- En el apartado de “General”, nos pondrá la información de ese formato (su nombre y donde está localizado en el pc).
- En los apartados de “Tamaño de papel (cms.)» y de “Medidas” podemos seleccionar las medidas del documento, o bien de manera predeterminada o de manera manual.
- En el apartado de “Impresora específica del documento” podemos elegir la impresora por la que saldrá dicho formato de manera predeterminada siempre que queramos imprimirlo.
- En el apartado de “Etiquetas” se puede editar el tamaño de las etiquetas en caso de que nuestro formato sea el de una etiqueta (si nuestro formato no es de etiquetas, no se podrá editar).
- En el apartado de “Cabeceras” podemos cambiar el tipo de letra, tamaño y color predeterminado.
Barra de tipografía, se encuentra en la parte inferior de la barra de herramientas, y desde ahí podemos seleccionar el color de la letra, el color del fondo, el tipo de letra y su tamaño (se tiene que cambiar texto por texto, no se pueden cambiar varios al mismo tiempo). A la derecha del tamaño de la letra, está el botón de tipografía, si lo seleccionamos se nos abrirá una ventana donde podremos previsualizar las elecciones, además de que tenemos algunas opciones extras (como la posibilidad de ponerle subrayado al texto).
Botones de cortar, copiar y pegar.
Botón de centrado, sirve para lo que esté seleccionado colocarlo en la línea en la que esté el elemento en el documento, pero centrado.
Botones de alineación, si seleccionamos varios elementos al mismo tiempo (para hacer esto basta con pulsar los elementos manteniendo pulsado la tecla «Ctrl») y pulsamos el botón de alinear a la derecha o a la izquierda, todos los elementos se alinearán al lado correspondiente (se alinearán en el lado correspondiente dependiendo del primer elemento que hayamos seleccionado, es decir, si seleccionamos primero un elemento que esté más hacia la derecha que el resto y alineamos a la derecha, todos los elementos se moverán a la derecha tanto como el primer elemento seleccionado).
Botones de igualar en anchura y altura, sirven para que ambos elementos seleccionados midan exactamente lo mismo en altura o anchura, y al igual que los botones anteriores, el primero que seleccionamos es el que servirá de ejemplo, es decir, el resto de elementos se van a igualar con ese.
Para borrar algo del formato, simplemente seleccionaremos el elemento que queramos eliminar y presionaremos el botón “Supr” del teclado.
También se puede editar el tamaño de todos los elementos añadidos, basta con seleccionarlos y arrastrando los cuadraditos que aparecen en las esquinas y bordes, aumentaremos o disminuiremos su tamaño libremente.
Siempre que añadimos un elemento, éste aparecerá por la zona central del documento, tendremos que moverlo hacia donde lo queramos.
Para poder mover cualquier elemento, es tan sencillo como seleccionar el elemento y arrastrarlo con el ratón, con el botón del ratón aun presionado, a donde queramos ponerlo.
También hay una opción en la barra de herramientas llamada mostrar guía, si la marcamos la ventana nos aparecerá así:
La guía no se imprimirá en el documento, es solo para ayudarnos con la colocación de los elementos.
Por último, hay algo muy importante a tener en cuenta, y son las líneas de demarcación del documento:
La primera línea roja discontinua marca el sitio donde se empiezan a escribir las líneas en el documento.
La segunda línea roja discontinua es la que marca hasta donde se van a escribir las líneas, si se llega a esta línea y aun quedan más líneas por mostrar en el documento que estamos imprimiendo, éstas líneas pasarán a la siguiente página.
La línea verde (cuando no está seleccionada) o azul (cuando está seleccionada) es la línea de repetición. Todo lo que haya desde la primera línea roja discontinua hasta la línea verde, se imprimirá en cada línea del documento hasta que no haya más líneas que imprimir.
Lo recomendable es que los campos azules que queramos imprimir en cada línea queden enmarcados entre la primera línea roja discontinua y la línea verde, teniendo en cuenta que no se deben cortar o poner completamente encima de los campos ninguna de las dos líneas, y que si dejamos mucho especio entre las líneas, este espacio aparecerá en cada una de las líneas que se impriman.
Para aclarar un poco más el funcionamiento de las líneas, en la imagen superior, la línea roja discontinua indica el final de la cabecera y el principio del cuerpo, es decir, el principio donde se van a empezar a imprimir las líneas, mientras que la línea verde indica que esos campos azules introducidos en el cuerpo se tienen que repetir en cada línea (dependiendo de cuantos productos se hayan introducido en el documento se imprimirán más o menos líneas).
Para que el formato funcione adecuadamente, es indispensable que las tres líneas mencionadas anteriormente se encuentren correctamente colocadas en el formato, si borramos una línea por accidente, podremos volver a añadirla con el botón banda delimitadora.
