Lo primero a dejar claro que una Factura Electrónica es eso, una Factura. Con su valor, su numeración, la necesidad de contener determinados datos y que será incluida en la presentación de todos los libros legales en la que sean requeridas.
Una factura electrónica tiene el mismo valor que una factura en papel.
«La Facturación Electrónica consiste en generar el documento tributario utilizando informáticos y transmitiéndolo por medios telemáticos, es decir, consiste en un fichero que consta del contenido exigido por la ley a cualquier factura, y además, se puede transmitir de un ordenador a otro con plenas condiciones de seguridad».
Según la normativa legald el gobierno, las facturas electrónicas, están reguladas por e Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Por todo ello, la Factura Electrónica, es una factura normal, con el mismo valor que una no electrónica, pero no es codificada y enviada por medios telemáticos y seguros del cliente/proveedor.
La Factura Electrónica implica una serie de beneficios, pues ahorra costes de impresión y envío, pues se realiza de manera online, disminuye los errores humanos, al ser automatizado el proceso.
En este momento, la obligatoriedad de realizar Facturas Electrónicas desde la Ley Crea y Crece, del 2023, es para todos aquellos autónomos o empresas con una facturación superior a los 8 millones de euros anuales, así como las relaciones comerciales con entidades públicas.
A partir del 2025, la facturación electrónica será obligatorio para todas las empresas y ser realizará con una conexión directa con Hacienda.
El proceso para realizar una Factura Electrónica desde tu aplicación PowerGest, es preciso tenerlo preparado para ello:
- Tener activado el Módulo de Factura Electrónica
- Instalar el Certificado Digital autorizado en el ordenador desde donde se van a realizar dichas Facturas Electrónicas.
- Tener instalada la aplicación de Facturae, que es gratuita y puede descargarse desde varios sitios, pero siempre desde la página oficial del gobierno. Ejemplo: https://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicacion-escritorio.aspx
- Indicar en la ficha del Cliente los datos que previamente nos han tenido que facilitar, que son:
- Oficina Contable – Intervención
- Órgano Gestor – Presidencia
- Unidad Tramitadora – Administración
Estos datos van a ser proporcionados por la entidad que precisa que se le realicen las facturas electrónicas. Los datos se grabarán dentro de la ficha del Cliente en la pestaña de Direcciones, en el último campo de Otros Datos:
Para poder grabar datos en la pestaña indicada de Direcciones de la ventana del Cliente concreto, hay que pulsar sobre “Añadir Direcciones”.
Una vez abierto, se teclean los datos proporcionados por el cliente, en mayúscula y separado cada campo por un espacio. Ejemplo:
Si se repiten uno de los tres campos, sólo se indicarían los distintos, es decir, dos campos separados por espacio.
Recordar “Grabar” los cambios en la ficha del cliente.
Una vez preparado tanto la aplicación, con su licencia, y con los datos grabados en la ficha del cliente, por otro parte instalado el Certificado Oficial con el que firmar las facturas e instalada la aplicación de Facturae de la página gubernamental, tendremos todo preparado para realizar las facturas electrónicas necesarias.
Para convertir las facturas en Facturas Electrónicas, listas para ser enviadas en tu aplicación PowerGest, los pasos son los siguientes:
1. Realizar la factura, como siempre la realices desde tu PowerGest. Puede ser una Factura Directa o una Factura de Albaranes.
2. Una vez completa la factura, procedemos a convertirla para poder enviar por Facturae. Para ello, vamos a la opción de “Servicios – Gestión de Facturas Electrónicas”:
3. En este momento, se tiene que indicar el filtro por donde quieres buscar la/s factura/s que deben ser convertidas en Factura Electrónica. Puede filtrarse por cliente, por rango de facturas, por fechas… se recomienda filtrar por uno o varios conceptos y el resto dejarlo en blanco:
4. Una vez aceptamos, aparece la ventana con las facturas seleccionadas: en la parte superior se indican los datos de los filtros previamente indicados, en la zona central la/s factura/s que están dentro de este filtro, y donde podremos marcar una o varias, y en la parte inferior el detalle con sus líneas de la factura seleccionada en cada momento:
5. Una vez selecciona la factura o facturas que se desean, se pulsa la opción de “EMITIR”:
6. En el momento de Emitir la Factura Electrónica, aparecerá el Certificado ó Certificados Digitales instalados en dicho ordenador. Se debe seleccionar el correcto, si hay varios, y aceptar.
Una vez aceptado, la aplicación genera un fichero, que guarda por defecto en la carpeta EXPORT del programa, donde esté instalado el mismo, ejemplo:
7. Sólo queda guardar dicho fichero donde se desee. Este es el fichero que deberá subirse a la plataforma de Factura electrónica genérica que se utilice.
8. La parte de la aplicación PowerGest ya estaría terminada. Ahora quedaría abrir la aplicación de Facturae, que previamente han debido tener instalada en su ordenador, y darle a la opción de enviar facturas, rellenar los datos que indican y adjuntar el fichero recién creado desde el programa de PowerGest.
DIFERENCIAS DE CÁLCULO ENTRE UNA FACTURA NORMAL Y UNA FACTURA ELECTRÓNICA
Las facturas electrónicas (como lo son Verifactu, Batuz o TicketBai) usan un sistema de cálculo diferente al que siempre se ha usado en las facturas normales, lo cual puede hacer que ocurran ciertas diferencias en los totales de una factura normal y una electrónica cuando se usan descuentos.
Para ello PowerGest tiene implementado una opción que sirve para calcular la factura normal de la misma manera que lo haría una factura electrónica, así, cuando queramos sacar una factura electrónica de dicha factura, los cálculos y los totales serán exactamente los mismos.
También más abajo se dará la explicación de porqué ocurre, para aquellos que quieran entender el funcionamiento de los cálculos.
Como configurarlo en PowerGest
A la hora de hacer una factura en PowerGest, si sabemos que va a ser una factura que vamos a sacar de manera electrónica, lo más adecuado es indicárselo al programa.
Para ello, abriremos las facturas de manera normal, introduciremos los datos necesarios (N.º factura, cliente, fecha, etc. menos los artículos) y después iremos a la pestaña de “Económicos”:
Aquí tenemos que seleccionar la opción “Factura electrónica” que se encuentra en el apartado de la derecha de “Cálculos del IVA”:
Una vez marcada esta opción se puede proseguir con la factura de manera normal, ya que el cambio lo hace internamente a la hora de realizar el cálculo. De esta forma, las facturas hechas en el programa y las facturas electrónicas coincidirán con el importe exacto.
Este método es para hacer factura por factura, pero si tenemos un caso en el que a un cliente o proveedor siempre usamos facturas electrónicas con él, podremos hacerlo directamente desde la hoja del cliente / proveedor, de manera que ya no habrá que marcar factura por factura, sino que todas las facturas realizadas a ese cliente / proveedor en concreto ya las calculará como una factura electrónica por defecto.
Para que a un cliente / proveedor se le calcule siempre como una factura electrónica, solamente tenemos que acceder a la ficha del cliente / proveedor que deseemos e ir a la pestaña “Económico”:
Y desde esa pestaña marcamos la opción como antes de “Factura electrónica”, luego simplemente guardamos los cambios.
De esta manera, todas las facturas que realicemos a esos clientes / proveedores desde el programa serán calculadas de la misma manera que las facturas electrónicas, por lo que las cantidades serán las mismas tanto en la factura del programa como en la factura electrónica.
Explicación de la manera de cálculo de ambas facturas
Las facturas normales siempre se calculan de manera directa cuando existe un descuento, es decir:
Cantidad * Precio * (1-(Descuento/100))
Sin embargo, con la llegada de las facturas electrónicas, esta manera de calcular se ha cambiado (Verifactu, Batuz y TicketBai calculan de esta manera):
(Cantidad * Precio) – (Cantidad * Precio * Descuento%)
Como se puede observar en estos ejemplos, aunque son las mismas cantidades, el total es diferente por 1 céntimo, esto es debido al uso de diferentes maneras de calcular.
