FICHA DE CLIENTES
Es esencial tener bien organizado los datos que se usan en la emisión de facturas, albaranes, y en general cualquier documento, por lo que se requiere gestionar de manera eficiente y organizada los Ficheros de Clientes y Proveedores.
1. Crear Fichas de clientes
Este fichero permite almacenar, actualizar y acceder a la información detallada de sus clientes, así como los movimientos realizados con estos.
Se puede crear el fichero de clientes de dos formas: la primera, de forma rápida desde la barra de herramientas, se pulsa el ícono del muñeco de color rojo, la otra forma es desde el menú, se debe pulsar el ratón sobre la pestaña “Ficheros” luego “Clientes” y pulsar sobre la opción “Fichas de clientes”.
1.1 Datos Generales del Cliente
Para crear los datos generales del cliente, en la ventana “Gestión de Clientes” se debe pulsar el ícono de añadir ubicado en la parte inferior. Luego se cumplimenta todos los datos de la pestaña “General”. Una vez cumplimentados, se graban los datos, para esto se debe pulsar el ícono de grabar de la parte inferior de la ventana (hoja blanca y carpeta amarilla con una flecha verde).
El campo “Código” es un campo numérico, único, que se genera de manera automática y correlativa. Identifica al cliente en todo el programa. A partir del mismo, se genera automáticamente la cuenta contable que le corresponde. Si este campo se modifica, se actualiza dicha modificación en todo el proceso de Facturación y Contabilidad afectados, incluyendo el código de cuenta contable.
Botones de acceso a clientes
En la parte inferior de la pantalla “Gestión de Clientes”, se observan 4 íconos de flechas de color celeste, estos íconos permiten que se desplace de un cliente a otro. Si se empieza por la izquierda: el primer ícono muestra la ficha del primer cliente o cliente inicial, el segundo, la del anterior cliente, el tercer ícono, la ficha del siguiente cliente, y el cuarto, el del último cliente.
El quinto ícono de hoja blanca con prismáticos, se utiliza para “Buscar clientes”, (también se puede utilizar la tecla F2):
Los siguientes 3 íconos, permiten crear, borrar y grabar respectivamente, como se mencionó anteriormente, los datos del cliente. El último ícono de aspa cierra la ventana.
Búsqueda de cliente
Para buscar un cliente, se debe acceder a la opción “Gestión de Clientes”. Automáticamente muestra una pantalla con el primer cliente. Si se desea acceder de forma rápida a la pantalla “Buscar Clientes”, situarse en el campo a buscar (código, nombre….) y con ayuda del teclado presionar “F2”.
Una vez localizado, pulsar sobre el cliente y “Aceptar”. Se abre la ficha seleccionada.
En la ventana de búsqueda, hay dos campos: “Buscar por Código/nombre” y “Contenido”.
El primer campo “Buscar por (nombre del tipo seleccionado)” varía según el tipo seleccionado de la lista desplegable. Para ver todas las opciones, en el desplegable inferior pulsar sobre la flecha abajo y elegir una de los tipos de búsqueda de clientes. Por ejemplo: si selecciona el primer tipo de la lista desplegable “Código”, el campo dirá “Buscar por Código”, si selecciona el segundo de la lista “Nombre Comercial”, el campo cambiará a “Buscar por Nombre Comercial”, etc. En este campo, se precisa escribir exactamente el texto para poder realizar la búsqueda.
El segundo campo, “Contenido”, permite realizar la búsqueda por una parte del contenido de la ficha del cliente. No es necesario escribir exactamente, sólo una parte: Ejemplo, el cliente se denomina “Cliente Uno Prueba”, tecleando alguna parte del contenido, “uno” te muestra todos los clientes que contienen esa palabra, seleccionar el que se busca y “Aceptar”.
El botón “Filtrar” permite hacer una búsqueda del cliente más personalizada.
En la pantalla “Datos de búsqueda”, se muestran todos los campos principales del fichero de clientes, por ejemplo: se puede buscar un cliente por su “Número de NIF”, para esto textea el número en el campo correspondiente y luego se debe presionar el botón “Aceptar”.
1.2 Datos Económicos del Cliente
La pestaña “Económico” contiene toda la información económica y de facturación de este cliente. En esta pantalla se tienen dos secciones:
La primera sección de la izquierda “Generales” en la cual se pueden incluir datos específicos de cada cliente que no sean iguales que la configuración general del programa como “Descuento”, “Tarifas”, etc.
La segunda sección de la derecha “Facturación”, donde se muestra en primer lugar el campo “Cuenta”, que se refiere a la cuenta de contabilidad que se ha generado de forma automática, la cual debe ser única y debe comenzar por 430 o 4300, según tengamos un plan de 3 o 4 dígitos en el programa de contabilidad.
El resto de datos son datos automáticos que se rellenan según se va facturando a dicho cliente.
1.3 Direcciones
En la pestaña “Direcciones” se permite registrar la dirección de envío y cobro, en caso de ser distintas de la principal. En caso no esté habilitada la sección “Direcciones de envío”, se debe pulsar el ícono de añadir (hoja blanca con una signo + azul).
1.4 Documentos
En la pestaña “Documentos”, se muestra un resumen de los movimientos del cliente. En el campo “Documentos” para acceder a los diferentes tipos de documentos, se debe pulsar sobre la flecha abajo y seleccionar un tipo de la lista desplegable.
Por ejemplo: si selecciona “Documentos de venta”, se muestra el resumen de los movimientos del Cliente Gourmet S.L., como presupuestos, órdenes, pedidos, etc. como se muestra en la imagen.
Si se desea más información de un movimiento, se debe utilizar los 2 primeros botones ubicados a la derecha de la lista desplegable, Botón Modificar (hoja con lápiz) permite realizar cambios en el documento, el segundo botón Editar (hoja con gafas) le permite permite “Editar el documento seleccionado”, es decir, sólo permite consultar el documento. El tercer botón, con un aspa, le permite “Borrar el documento seleccionado”. Una vez borrado desaparece completamente y no es recuperable.
Por ejemplo, si se desea consultar una factura, con ayuda del ratón se pulsa sobre esta y luego se presiona el segundo botón, el cual muestra una pantalla con los detalles del documento, si se desea imprimir, presiona una vez el botón de la impresora.
En la pantalla de impresión de la factura, para visualizar mejor el documento, se puede reducir o ampliar la pantalla. Para esto se debe presionar el ratón sobre la flecha abajo como se muestra en la imagen.
1.5 Detalles
En la pestaña “Detalles” se muestra el código y nombre del cliente, además se permite asociar un fichero “. bmp” a cada ficha de cliente, para esto en la parte inferior se encuentran 4 íconos, empezando de la izquierda: “Elegir imagen del Cliente”, “Quitar imagen del Cliente”, “Copiar imagen del Cliente” y “Pegar imagen en el Cliente”.
Por ejemplo: para asociar un fichero al cliente Gourmet S.L., se debe tener guardada la imagen del cliente dentro de una carpeta, preferiblemente en la carpeta BMP que se encuentra dentro de la instalación del programa. Pulsar el primer icono de la carpeta abierta “Elegir imagen del Cliente” y ubicar en este caso la carpeta BMP donde se guardó la imagen previamente “C:\Ifswin\BMP\logotipo.bmp”.
1.6 Cobros
En la pestaña “Cobros” se puede gestionar el cobro de documentos a clientes, para ello en la parte superior de la derecha se encuentran 5 botones: “Cobrar”, “Devolver”, “Anticipo”, “Anular” e “Imprimir”. Asimismo, en los campos de la parte inferior de la izquierda se muestran los importes y saldos pendientes de cobro. Para mayor detalle de la gestión de cobros se especificará en el módulo de Facturación.
El listado desplegable del campo “Tipo de remesa” muestra los diferentes tipos de remesas para enviar al banco y la lista desplegable de la parte inferior muestra todos los recibos y anticipos emitidos del cliente.
1.7 Extracto
En la pestaña “Extracto” se muestra un resumen contable de todos los movimientos realizados por el cliente, ordenados cronológicamente.
En la parte inferior de la derecha se encuentra el botón “Imprimir”, que muestra una ventana con los movimientos del cliente: ventas, cobros y saldo.
Contiene los saldos al Debe y al Haber de cada mes, los totales y el saldo actual del cliente.
1.9 Tarifas
Esta opción permite especificar descuentos a una familia determinada de artículos, independientemente del cliente.
2. Listados de clientes
En la segunda sección de “Ficheros de Clientes” se encuentran los “Listados de clientes” el cual permite obtener el listado general de los datos personales de cada cliente: código, nombre, dirección, etc.
El campo “Ordenado por” permite visualizar el listado ordenado según la opción seleccionada de la lista desplegable: código, nombre comercial, número de DNI, etc.
En la parte inferior hay cuatro botones: el primer botón “Informe” permite crear un informe estándar , el segundo “Archivo” permite guardar datos en un fichero o carpeta de su ordenador, el tercero “Repetir” permite repetir los últimos datos, es decir se cumplimentan automáticamente los campos con los últimos datos que se usaron y el último botón “Cancelar” permite cancelar el informe.
Por ejemplo: si desea ver el listado de los datos de cada ficha de clientes desde el código “0001” al “0003” y ordenado por código, se debe pulsar el botón “Informe”.
2.1 Facturas
Dentro de la segunda sección se encuentran dos opciones de listado para ver las facturas: “Facturas por cliente” y “Facturas detalladas”.
Facturas por cliente
Este listado permite obtener el resumen de las facturas emitidas a uno o varios clientes en el rango de “Fecha”, “Factura”, “Cliente”, etc. que se indique. Incluye tanto las facturas directas como las realizadas a través de albaranes. También permite seleccionar el “Tipo de operación” que se desea listar.
Por ejemplo: Para ver el listado de facturas por cliente según los rangos indicados en la imagen anterior, se debe pulsar el botón “Informe”.
También se puede seleccionar el tipo de “Moneda” y activar las casillas de los tipos de facturas que se desean listar.
Facturas detalladas
Este listado es totalmente similar en la forma de uso al anterior, para esto se debe rellenar los mismos datos para obtenerlo, pero a diferencia de este, emite un listado detallado de cada factura tanto las directas y las realizadas a través de albaranes, en el que se da un desglose de cada una de las líneas de la misma y del importe asociado a la misma.
Resumen de cobros
Este tipo de listado “Resumen de cobros”, presenta el resumen de todas las facturas emitidas a clientes, el cual permite detectar los saldos pendientes de cobro.
2.2 Albaranes
De la misma manera que las facturas, dentro de la segunda sección se encuentran otros dos tipos de listado para los albaranes: “Albaranes por cliente” y “Albaranes detallados”.
Albaranes por cliente
Este listado es similar al de las facturas resumidas, pero contiene solamente las operaciones realizadas a través de albaranes de venta pendientes de facturar, para el rango de “Fecha”, “Albaranes”, “Cliente”, etc. que se indique.
Albaranes detallados
3. Ventas
A través de esta sección se obtiene todos los movimientos relacionados con las ventas realizadas por la empresa con las siguientes opciones:
Ventas mensuales
Esta opción funciona de la misma manera que los listados, pero contiene solamente el total de ventas por mes, para el rango de “Fecha”, “Factura”, “Cliente”, etc. que se indique.
Resumen de ventas
Esta opción, presenta el resumen económico de las operaciones de venta realizadas por la empresa, para el rango de “Cliente”, “Fecha”, “Total ventas”, etc. que se indique.
Resumen de beneficio
Esta opción, presenta el resumen del margen de beneficio total obtenido de las ventas realizadas por la empresa, para el rango de “Cliente”, “Fecha”, “Total ventas”, etc. que se indique.
Puntos por cliente
Esta opción permite ver el listado de los puntos de uno o varios clientes obtenidos por sus compras. Asimismo, si desea ver los puntos de un cliente, se debe pulsar la pestaña “Económico” de la ficha del cliente en la sección de Facturación.
Resumen Comercial
Esta opción, presenta una visión general de las actividades, el desempeño y los resultados de la empresa, para el rango de “Cliente”, “Fecha”, “Artículo”, etc. que se indique.
4. Cuentas de clientes
Esta opción permite obtener tres informes económicos relativos a clientes.
Extracto de movimientos
Contiene todos los movimientos realizados por uno o varios clientes, para el rango de “Cliente”, “Fecha” y “Traspaso” que se indique.
Extracto entre empresas
Esta opción es similar a la anterior, sólo que ahora en vez de “Traspaso” en el rango se considera “Código de empresa”.
Facturas con saldo pendiente
Presenta un resumen conteniendo todas las facturas a clientes pendientes de cobro.
5. Etiquetas de clientes
Esta opción permite generar etiquetas a partir de los datos del “Fichero de clientes” para el rango de “Cliente”, “Código Postal”, etc. que se indique.
