¿Ya te has enterado de que la factura electrónica será obligatoria, pero no sabes si lo mismo ocurrirá con VeriFactu? O quizás simplemente no tienes claro en qué se diferencian. En este artículo te explicamos con detalle las Diferencias entre la factura electrónica y VeriFactu para que entiendas cómo afectarán a tu negocio.
En Infoser, como agentes digitales y agentes digitalizadores del Kit Digital, estamos comprometidos en ayudar a empresas y autónomos a adaptarse a las nuevas normativas de facturación electrónica, asegurando que implementen las mejores soluciones para cumplir con la ley sin complicaciones.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura en papel, con la misma validez legal. En España, su uso se ha vuelto obligatorio en determinadas relaciones empresariales, especialmente en operaciones entre empresas (B2B), y su implantación seguirá ampliándose en los próximos años.
Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Estos son algunos de los más importantes:
- Formato estructurado: Se debe emitir en formatos como Facturae, XML, UBL o PDF con firma digital.
- Autenticidad e integridad: Se garantiza mediante firma electrónica avanzada, certificado digital o por intercambio de datos en un sistema de facturación reconocido.
- Conservación digital: Debe almacenarse en formato electrónico durante el período obligatorio establecido por la ley.
- Envío electrónico: Se debe remitir al destinatario mediante plataformas seguras como el correo electrónico, ERP, software de gestión o a través de la sede electrónica de la Administración Pública.
⚠️ Importante: Actualmente, la factura electrónica es especialmente obligatoria en relaciones empresa a empresa (B2B), y se prevé su obligatoriedad generalizada en el corto plazo según la Ley Crea y Crece.
Ventajas de la Factura Electrónica
Ahorro de costes y reducción del uso de papel
- Se eliminan los gastos de impresión, almacenamiento y envío postal de las facturas.
- Se reduce el impacto ambiental al minimizar el consumo de papel y tinta.
- No es necesario disponer de espacios físicos para archivar documentos durante años.
Agilización de los procesos de facturación
- Las facturas se generan, envían y reciben de manera inmediata.
- Se mejora el flujo de caja, ya que las facturas llegan al destinatario sin demoras.
- Reducción de tiempos administrativos, ya que la automatización facilita la gestión contable.
Mayor seguridad y reducción del fraude
- Las facturas electrónicas incluyen certificados digitales y firma electrónica, lo que garantiza su autenticidad e integridad.
- Disminuye el riesgo de errores humanos, alteraciones o pérdidas de documentos.
- Se mejora la trazabilidad, permitiendo un seguimiento preciso de cada factura emitida o recibida.
Cumplimiento normativo y transparencia fiscal
- Facilita el cumplimiento de la Ley Crea y Crece, que hará obligatoria la facturación electrónica en España.
- Permite una mejor organización y disponibilidad de la información en caso de auditorías o inspecciones.
- Evita sanciones por errores en la facturación, ya que el sistema reduce la posibilidad de inconsistencias.
Compatibilidad con software de gestión
- Se integra fácilmente con sistemas ERP, programas contables y otras herramientas de facturación digital.
- Posibilita la automatización del proceso de contabilidad, reduciendo la carga de trabajo administrativo.
- Facilita la conciliación bancaria y el seguimiento de pagos.
Accesibilidad y disponibilidad en la nube
- Se pueden consultar, gestionar y enviar facturas desde cualquier dispositivo y lugar, gracias a los sistemas basados en la nube.
- Se evitan pérdidas de información gracias a los sistemas de respaldo y copias de seguridad.
Mejora en la relación con clientes y proveedores
- Permite una comunicación más rápida y efectiva en las transacciones comerciales.
- Favorece la automatización en la recepción y validación de facturas.
- Reduce disputas y malentendidos relacionados con errores en la facturación.
¿Quién está obligado a usar la Factura Electrónica?
La factura electrónica será obligatoria en España tras la aprobación de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre (Ley Crea y Crece), publicada en el BOE. Su objetivo es digitalizar la facturación, reducir la morosidad y mejorar la trazabilidad de las transacciones comerciales.
Desde 2023, las empresas con facturación superior a 8 millones de euros deben emitir facturas electrónicas en operaciones B2B. Para el resto de empresas y autónomos, la obligación entrará en vigor en 2026, independientemente de su volumen de ingresos.
El reglamento definitivo establecerá los criterios técnicos específicos, pero la digitalización de la facturación es ya un hecho. Adaptarse con software homologado será clave para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento normativo antes de la fecha límite.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es un nuevo sistema de facturación electrónica impulsado por la Agencia Tributaria, diseñado para garantizar la transparencia, trazabilidad y control fiscal en la emisión de facturas por parte de empresas y autónomos.
Su principal objetivo es asegurar que todas las facturas cumplan con un formato estructurado y una serie de requisitos técnicos específicos, permitiendo su correcta validación y posterior envío automático a Hacienda.
Una de las características clave de VeriFactu es la incorporación de mecanismos de seguridad avanzados, como los hashes encadenados y la firma electrónica, que impiden cualquier alteración posterior sin dejar rastro. Esto garantiza la inalterabilidad de las facturas y refuerza la lucha contra el fraude fiscal.
⚠️ Especialmente relevante en facturación con el Estado: VeriFactu cobra especial importancia en las relaciones empresa-administración (B2G), ya que en estos casos se exige un control más estricto del proceso de emisión, validación y envío de facturas electrónicas.
- Integridad: La información no puede ser manipulada ni alterada.
- Conservación: Deben almacenarse durante el período legal obligatorio.
- Accesibilidad: La documentación debe estar disponible para inspección cuando sea requerida.
- Legibilidad: La información debe poder ser interpretada sin dificultad.
- Trazabilidad: Se debe garantizar el seguimiento de cada factura desde su emisión hasta su validación.
- Inalterabilidad: Una vez emitida, la factura no puede ser modificada sin que quede un registro del cambio.
A diferencia de la facturación electrónica convencional, VeriFactu no solo digitaliza las facturas, sino que también las envía automáticamente a la Agencia Tributaria, permitiendo un control en tiempo real. Esto convierte a VeriFactu en un paso más hacia la automatización y fiscalización de la facturación en España.
Ventajas de VeriFactu
Mayor control y trazabilidad en la facturación
- Todas las facturas generadas se envían automáticamente a la Agencia Tributaria, evitando retrasos en la presentación de datos.
- Se mejora la trazabilidad de cada operación, ya que el sistema garantiza que no haya facturas alteradas o duplicadas.
- Facilita la auditoría y control de la contabilidad de la empresa, reduciendo posibles inconsistencias.
Cumplimiento normativo y reducción del fraude fiscal
- VeriFactu cumple con los requisitos del Reglamento de Facturación y facilita la adaptación a las nuevas regulaciones fiscales.
- Evita la manipulación indebida de facturas mediante hashes encadenados y firma electrónica, lo que garantiza su integridad e inalterabilidad.
- Reduce la posibilidad de fraudes fiscales, ya que la Administración Tributaria recibe la información en tiempo real.
Eliminación del riesgo de sanciones
- Al enviar automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria, se evita la omisión de datos o errores que puedan derivar en multas o sanciones.
- Las empresas y autónomos pueden demostrar el cumplimiento total de sus obligaciones fiscales, evitando problemas en futuras inspecciones.
- Se minimiza la carga de trabajo relacionada con la presentación de impuestos, ya que la información fiscal estará siempre actualizada.
Automatización y optimización de procesos
- VeriFactu permite la automatización del envío de facturas, eliminando la necesidad de procesos manuales.
- Mejora la eficiencia de los departamentos contables, al integrarse con sistemas de gestión y software de facturación.
- Asegura la correcta conservación de documentos fiscales, evitando pérdidas de información o errores en la gestión documental.
Integración con software certificado
- Requiere el uso de un software homologado que garantice la correcta generación y envío de facturas.
- Permite a las empresas contar con herramientas especializadas en facturación y cumplimiento fiscal, asegurando que los datos sean precisos y seguros.
- Favorece una gestión empresarial más eficiente, con acceso a reportes en tiempo real sobre la facturación y estado de las operaciones.
Mayor seguridad en la facturación
- VeriFactu impide la modificación o eliminación de facturas sin dejar rastro, garantizando un control total sobre la contabilidad.
- Ofrece una mayor protección ante errores administrativos, ya que el sistema audita y registra cada cambio realizado.
- La información almacenada se respalda automáticamente, reduciendo el riesgo de pérdida de documentos o accesos no autorizados.
Adaptación a futuras regulaciones fiscales
- VeriFactu forma parte del proceso de modernización de la facturación en España, por lo que anticiparse a su uso evitará problemas en el futuro.
- Al implementarlo con tiempo, las empresas podrán familiarizarse con el sistema y adaptarse sin inconvenientes cuando su uso sea obligatorio.
- Favorece la transformación digital, facilitando la transición hacia un modelo contable más ágil y eficiente.
¿Quién está obligado a usar VeriFactu?
La obligación de usar VeriFactu está definida en el Reglamento de Facturación Electrónica de la Agencia Tributaria, que establece que este sistema será obligatorio para todas las empresas y autónomos, con algunas excepciones.
A partir del 1 de julio de 2025, los empresarios y profesionales que emitan facturas en España deberán utilizar software de facturación certificado que cumpla con los requisitos de VeriFactu. Este sistema exige que las facturas sean enviadas en tiempo real a la Agencia Tributaria, garantizando su integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
No obstante, hay excepciones. Las empresas que ya están acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII) o aquellas que no tienen obligación de facturación pueden quedar fuera de este requisito.
Diferencias entre la Factura Electrónica y VeriFactu
El uso de la factura electrónica y el sistema VeriFactu está en auge debido a las nuevas normativas de facturación en España. Ambos conceptos están relacionados, pero presentan diferencias técnicas, legales y operativas que las empresas y autónomos deben conocer para cumplir con la legislación vigente.
Diferencias técnicas entre la Factura Electrónica y VeriFactu
- Factura Electrónica: Se basa en un formato estructurado, generalmente XML, Facturae u otros estándares, que permite su lectura y procesamiento automatizado. Su principal objetivo es la digitalización y gestión eficiente de las facturas.
- VeriFactu: Más que un simple formato, es un sistema de facturación con requisitos adicionales, como el uso de software certificado y auditable. Este sistema debe garantizar que las facturas generadas sean íntegras, trazables y accesibles para la Administración Tributaria, asegurando que la información no pueda ser modificada sin dejar rastro.
Diferencias legales entre la Factura Electrónica y VeriFactu
- Factura Electrónica: Su uso es obligatorio en determinadas transacciones comerciales entre empresas, pero no aplica a facturas simplificadas (como tickets de compra).
- VeriFactu: Se aplica a todas las facturas, tanto ordinarias como simplificadas, salvo excepciones específicas. Algunas empresas pueden quedar fuera de esta obligación si ya están sujetas a otros sistemas de reporte fiscal, como el Suministro Inmediato de Información (SII).
Impacto para las empresas
- Factura Electrónica: Las empresas deben asegurarse de que su sistema de gestión es capaz de emitir, recibir y almacenar facturas en el formato adecuado, cumpliendo con los estándares legales.
- VeriFactu: Requiere que las empresas utilicen un software homologado, que cumpla con las normativas establecidas y que permita la transmisión automática de las facturas a la Agencia Tributaria. Además, el incumplimiento puede derivar en sanciones, tanto para las empresas emisoras como para los proveedores de software que no garanticen el cumplimiento normativo.
| Característica | Facturación Electrónica | VeriFactu |
|---|---|---|
| Objetivo principal | Digitalizar y optimizar la facturación. | Garantizar control fiscal y trazabilidad en tiempo real. |
| Envío a la Administración Tributaria | Opcional o con plazos según normativa del SII. | Requiere el envío inmediato de cada factura a la Agencia Tributaria. |
| Requisitos técnicos | Formato estructurado (XML, Facturae, etc.) y firma digital. | Uso de software homologado con envío automático y firma electrónica. |
| Seguridad | Puede ser modificada si el sistema lo permite. | No permite alteraciones ni eliminaciones tras su emisión. |
| Beneficios | Reduce costes, agiliza procesos y minimiza el uso de papel. | Mayor transparencia fiscal, evita sanciones y simplifica el cumplimiento de la normativa. |
¿A quién afecta y cuándo se aplica?
Durante años, la factura electrónica solo era obligatoria para operaciones con la Administración Pública. Sin embargo, la situación cambió con la aprobación de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, también conocida como la Ley Crea y Crece, que amplía la obligación de facturación electrónica a todas las transacciones entre empresas y autónomos.
Plazos de implementación
- Empresas con más de 8 millones de euros de facturación anual → La normativa ya está en vigor desde 2023.
- Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros → Deberán adaptarse a la facturación electrónica antes de 2025.
En cuanto a VeriFactu, según la normativa establecida en el Reglamento VeriFactu de la Agencia Tributaria, este sistema será obligatorio para todos los empresarios y autónomos que no estén ya sujetos a otros esquemas de reporte fiscal como el SII. El plazo límite para la adaptación de las empresas será el 1 de julio de 2025.
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- Emitir y recibir facturas electrónicas en formatos estructurados como Facturae y XML.
- Garantizar la trazabilidad y seguridad de cada factura con firma digital.
- Automatizar el proceso de facturación, reduciendo errores y tiempo de gestión.
- Integrar fácilmente la facturación con tu software contable y administrativo.
- Cumplir con los requisitos legales sin preocuparte por cambios normativos.
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Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una factura electrónica y una computarizada?
La factura electrónica se genera en un formato estructurado y cumple con requisitos legales de autenticidad e integridad, como firma digital. En cambio, una factura computarizada es solo un documento digital generado por software, pero sin los estándares exigidos para su validez fiscal.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y una factura electrónica?
La factura tradicional puede ser en papel o digital, pero sin estructura específica. La factura electrónica, en cambio, se emite en formatos normativos (como XML o Facturae) y garantiza su trazabilidad, autenticidad y conservación digital.
¿Cuál es la diferencia entre una factura virtual y una factura electrónica?
La factura virtual es un documento generado y almacenado en la nube, sin requerimientos legales específicos. La factura electrónica cumple con normativas fiscales, asegurando su validez legal y autenticidad mediante firma digital y estándares estructurados.
¿Cómo se sabe si una factura es electrónica?
Una factura es electrónica si está en un formato estructurado (XML, Facturae, UBL), contiene firma digital o certificación de autenticidad y se puede validar en sistemas fiscales, como la Agencia Tributaria o plataformas oficiales.
